INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI E SUI COOKIE

Informazioni ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR).

1. Titolare e contatti

Il titolare del trattamento per il sito, le richieste rivolte a Iris e le attività di gestione di propria competenza è Iris Property Living di Pezzana Arianna, P. IVA 04198970040, con sede in Strada Borgo S. Martino 7/D, 12042 Bra, Cuneo, Italia. Puoi contattarci per informazioni sulla privacy e per esercitare i tuoi diritti scrivendo a irispropertyliving@outlook.it, all’indirizzo della sede oppure telefonando al +39 379 363 0639.

Il proprietario della residenza è il locatore. Questa qualifica contrattuale non determina da sola il suo ruolo privacy: per i trattamenti di cui decide finalità e mezzi fornisce la propria informativa; per quelli svolti da Iris esclusivamente su sue istruzioni si applicano gli accordi pertinenti, incluso l’articolo 28 GDPR quando ne ricorrono i presupposti. Iris fornisce su richiesta i riferimenti relativi al soggiorno e assiste nell’individuazione del destinatario della richiesta privacy.

2. Ambito dell’informativa e provenienza dei dati

Questa informativa riguarda i visitatori del sito, chi chiede informazioni, gli ospiti e i loro accompagnatori e i proprietari che contattano Iris o concludono un rapporto con l’attività. Raccogliamo dati direttamente tramite moduli, prenotazioni, email, telefono e messaggi. Possiamo ricevere dati anche dall’intestatario della prenotazione per gli accompagnatori, dai portali utilizzati per prenotare, da Guesty o dal rappresentante di un proprietario.

Secondo il servizio, riceviamo dati identificativi e di contatto, informazioni sul soggiorno e sul pagamento, oppure sull’immobile e sul rapporto contrattuale. Puoi chiedere la fonte specifica dei tuoi dati. Quando non li raccogliamo direttamente, forniamo l’informativa entro i termini dell’articolo 14 GDPR: al più tardi entro un mese e, se anteriore, alla prima comunicazione con l’interessato o alla prima comunicazione a un altro destinatario, salvo le eccezioni di legge. Chi prenota per altre persone è invitato a condividere questa informativa con loro; ciò non sostituisce gli obblighi di Iris.

3. Richieste, soggiorni ed esperienze

Trattiamo nome e cognome, email, telefono se fornito, messaggio, residenza o esperienza di interesse, date e numero di ospiti. Servono a rispondere, formulare preventivi, organizzare quanto richiesto e prestare assistenza. La base giuridica è l’esecuzione del contratto o delle misure precontrattuali richieste dall’interessato (art. 6, par. 1, lett. b GDPR). Per la corrispondenza generica non collegata a un contratto, il riscontro strettamente necessario si basa sul legittimo interesse a gestire le comunicazioni ricevute (lett. f).

I dati contrassegnati come obbligatori sono necessari per rispondere o procedere con il servizio; gli altri sono facoltativi. Non inserire documenti d’identità, dati della carta o informazioni sanitarie nei campi liberi. Per esigenze particolari contatta Iris: saranno richieste soltanto le informazioni necessarie, con la base giuridica appropriata.

4. Prenotazioni e pagamenti

Guesty gestisce disponibilità, tariffe, preventivi, prenotazioni e attività collegate al soggiorno. Il pagamento online avviene tramite il modulo GuestyPay. I dati completi della carta sono inseriti nei campi protetti del fornitore: il sito Iris non riceve né conserva il numero completo della carta o il codice CVV. Il sito tratta invece recapiti, date, ospiti, importi, piano di pagamento, riferimenti della prenotazione e della transazione, stato dell’operazione e versione delle condizioni accettate.

Questi dati sono necessari al contratto (art. 6, par. 1, lett. b), agli obblighi amministrativi e fiscali (lett. c) e, nei limiti necessari, alla prevenzione degli abusi e tutela dei diritti (lett. f). I fornitori di pagamento e la banca trattano anche dati tecnici per autenticazione e controlli antifrode, secondo le proprie informative e responsabilità. Non comunicare dati della carta via email, WhatsApp o moduli di contatto.

5. Identificazione e obblighi di pubblica sicurezza

Trattiamo i dati anagrafici e del documento richiesti per identificare gli ospiti, effettuare le comunicazioni ad Alloggiati Web e adempiere agli obblighi amministrativi, statistici e relativi all’imposta di soggiorno, ove applicabili. La base giuridica è l’obbligo legale (art. 6, par. 1, lett. c); il rifiuto di fornire i dati necessari può impedire il soggiorno.

Le comunicazioni per il check-in possono avvenire anche via email e WhatsApp. Non inviare spontaneamente copie dei documenti: concorda con Iris le modalità di identificazione. L’obbligo di comunicazione ad Alloggiati Web non autorizza la conservazione delle copie. Eventuali fotografie o scansioni strettamente strumentali all’inserimento dei dati vanno cancellate o distrutte appena ottenuta la ricevuta di accettazione della comunicazione; la ricevuta si conserva per cinque anni. La cancellazione deve riguardare anche email, chat, download, gallerie e copie sincronizzate sotto il controllo di Iris. Gli eventuali dati necessari per fatture o altri obblighi hanno una finalità e un termine distinti.

6. Rapporti con i proprietari

Trattiamo dati identificativi e di contatto, codice fiscale o partita IVA, dati bancari, informazioni sull’immobile e documentazione pertinente. Servono a valutare la collaborazione richiesta, concludere ed eseguire il contratto, gestire rendiconti e pagamenti e adempiere agli obblighi amministrativi e fiscali (art. 6, par. 1, lett. b e c GDPR). Le comunicazioni con referenti professionali e la tutela dei diritti si fondano, nei limiti necessari, sul legittimo interesse (lett. f).

7. Navigazione e sicurezza

Il funzionamento del sito comporta il trattamento di indirizzo IP, informazioni della richiesta HTTP e del browser e dati tecnici necessari a fornire le pagine, proteggere gli accessi, limitare gli abusi e risolvere anomalie. I contatori applicativi antabuso usano un’impronta dell’indirizzo IP e finestre di quindici minuti. Gli accessi amministrativi e le modifiche rilevanti sono protetti e registrati. Questi trattamenti si fondano sul legittimo interesse alla sicurezza e continuità del servizio (art. 6, par. 1, lett. f), nel rispetto dei diritti degli utenti.

Il trattamento avviene con strumenti informatici e, per gli adempimenti che lo richiedono, documenti cartacei. Accessi e permessi sono limitati alle persone autorizzate. Il sito usa connessioni protette nella versione online, credenziali riservate e copie di sicurezza con accesso controllato. Le copie del database destinate al recupero sono cifrate.

8. Fornitori e destinatari

Nei limiti necessari possono ricevere dati: Cloudflare per hosting, distribuzione, sicurezza e archiviazione; Guesty per la gestione dei soggiorni; i soggetti che erogano GuestyPay, i circuiti e le banche per i pagamenti; Resend per gli avvisi amministrativi; Microsoft/Outlook e WhatsApp per le comunicazioni sui rispettivi canali; persone autorizzate all’assistenza tecnica e consulenti amministrativi, fiscali o legali. Gli avvisi automatici di Iris contengono il tipo di evento e un riferimento, senza il messaggio libero o i recapiti dell’ospite.

Il proprietario-locatore può ricevere i dati strettamente necessari al contratto, ai rendiconti e agli adempimenti di sua competenza; ciò non comporta l’invio sistematico delle copie dei documenti o dei dati completi della carta. Per le esperienze richieste, al relativo operatore sono comunicati soltanto i dati necessari e viene indicato il fornitore coinvolto prima dell’accordo. Autorità ed enti competenti ricevono i dati previsti dalla legge. I dati degli ospiti non sono pubblicati sul sito.

I fornitori operano come responsabili del trattamento per le attività svolte per conto di Iris, secondo gli accordi applicabili ex art. 28 GDPR, oppure come titolari autonomi per le proprie finalità, ad esempio per determinati obblighi bancari o di sicurezza. Puoi richiedere l’elenco aggiornato e informazioni sui rispettivi ruoli. Le informative dei fornitori non sostituiscono questa informativa per i trattamenti decisi da Iris.

9. Hosting e trasferimenti internazionali

Cloudflare per hosting, distribuzione e protezione del sito (Workers); database D1, fotografie e backup R2 configurati con giurisdizione UE. La rete di elaborazione e i servizi di assistenza di Cloudflare operano a livello internazionale. Resend, servizio di Plus Five Five, Inc., invia gli avvisi amministrativi dalla regione Irlanda e conserva i dati del servizio negli Stati Uniti.

Cloudflare: Data Processing Addendum e clausole contrattuali standard UE per i trasferimenti soggetti a garanzie. Resend: DPA incorporato nei termini del servizio, con clausole contrattuali standard UE per i trasferimenti negli Stati Uniti. Guesty e GuestyPay: possibili trattamenti negli Stati Uniti, in Israele e nei Paesi dei fornitori coinvolti; garanzie secondo il DPA, i contratti applicabili e le decisioni di adeguatezza pertinenti. Microsoft/Outlook e WhatsApp: trattamenti internazionali secondo le rispettive informative e garanzie. La localizzazione UE del database Iris non esclude altri trasferimenti. Informazioni sulle garanzie e copia delle parti pertinenti sono disponibili contattando il titolare.

Cloudflare pubblica il proprio DPA su https://www.cloudflare.com/cloudflare-customer-dpa/. Resend descrive luoghi di trattamento e garanzie su https://resend.com/security/gdpr e https://resend.com/legal/dpa. L’instradamento delle email dall’Irlanda non comporta conservazione esclusiva nell’UE.

Per Guesty e i servizi di pagamento consulta https://www.guesty.com/privacy-policy/. Per Outlook: https://www.microsoft.com/it-it/privacy/privacystatement. Per WhatsApp: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea. Per i trasferimenti si applicano le decisioni di adeguatezza pertinenti o, negli altri casi, le garanzie richieste dagli artt. 44–49 GDPR, fra cui le clausole contrattuali standard e le eventuali misure aggiuntive. Puoi ottenere dal titolare informazioni sui trasferimenti che ti riguardano e copia delle garanzie pertinenti, con le omissioni necessarie a tutelare informazioni riservate.

10. Tempi di conservazione

Richieste senza successivo contratto: fino a dodici mesi dalla conclusione della gestione. Le richieste ancora aperte sono riesaminate per chiuderle ed eliminare i dati non più necessari; un’attività formale sul record non giustifica un prolungamento indiscriminato.

Informazioni operative e corrispondenza del soggiorno: per il tempo necessario alla gestione e, se ancora pertinenti per l’assistenza successiva, fino a due anni dal soggiorno. I dati superflui vengono eliminati prima. Questo termine non riguarda le copie dei documenti d’identità.

Documenti d’identità: copie da eliminare dopo la ricevuta Alloggiati Web; ricevute da conservare cinque anni, come al punto 5.

Scritture contabili e documenti soggetti all’art. 2220 del Codice civile: dieci anni dall’ultima registrazione, salvo ulteriori obblighi fiscali applicabili. Contratti, condizioni accettate e prove: per l’esecuzione del rapporto e poi per i soli dati necessari agli obblighi e alla tutela dei diritti entro i termini di prescrizione applicabili. Per una controversia si conservano i dati pertinenti fino alla sua definizione, nei limiti di legge.

Preventivi online non utilizzati: trenta giorni dalla creazione. Esiti di pagamento incerti: fino alla verifica, che richiede una gestione tempestiva; successivamente si applica il termine del rapporto effettivo e si eliminano i dati non necessari. Le prenotazioni e gli esiti incerti non vengono cancellati dalla semplice pulizia dei preventivi.

Storico amministrativo e avvisi di sistema inviati: dodici mesi. Contatori antabuso, sessioni e codici di accesso: validità limitata alla loro funzione, con pulizia alla scadenza secondo la manutenzione del sito. Gli eventuali log diagnostici Workers disponibili sul piano Cloudflare utilizzato hanno una finestra massima di sette giorni; i registri propri del fornitore seguono le sue finalità e i termini documentati, senza essere equiparati all’archivio delle richieste di Iris.

Resend: contenuto degli avvisi e log di invio sono conservati per trenta giorni sul piano utilizzato; i backup del servizio persistono sette giorni. Le copie ricevute nella casella di Iris seguono il termine della corrispondenza o della pratica cui si riferiscono.

Backup automatici Iris: conservazione di trenta giorni. Le copie manuali o di migrazione hanno una scadenza collegata alla necessità di recupero e sono eliminate quando non servono più, salvo un obbligo distinto. Non sono archivi per uso ordinario; dopo un ripristino vanno riapplicate le cancellazioni pertinenti.

L’applicazione dei termini comprende database del sito, Guesty, email, messaggistica e archivi sotto il controllo di Iris. Dove la cancellazione non è automatizzata viene gestita dal titolare. Obblighi legali e controversie possono giustificare una conservazione più lunga soltanto dei dati necessari alla relativa finalità.

11. Cookie e memoria del browser

Questa sezione è anche l’informativa sugli strumenti di memorizzazione del sito. Gli strumenti tecnici necessari alle funzioni richieste non richiedono consenso preventivo. Iris non ha installato Google Analytics, Meta Pixel, Mailchimp, cookie pubblicitari o strumenti di profilazione sul sito e non raccoglie iscrizioni a newsletter. L’introduzione di strumenti non necessari richiederà l’informativa e, quando previsto, il consenso prima dell’attivazione.

iris_session: cookie di prima parte per l’accesso amministrativo, HttpOnly, durata massima dodici ore; viene rimosso al logout.

iris-language, iris-theme e iris-favorites: memoria locale di prima parte per lingua, palette e preferiti. Rimangono fino alla modifica o alla cancellazione dei dati del sito da parte dell’utente.

iris-guesty-revision e iris-site-copy-revision: memoria locale con versione o data degli aggiornamenti amministrativi, per allineare le schede del browser; non contiene i recapiti degli ospiti e viene sostituita o eliminata con i dati del sito.

iris-checkout-[residenza]: memoria di sessione con i riferimenti tecnici per riprendere il checkout e verificarne l’esito; è legata alla scheda e può essere mantenuta dal browser quando ripristina una sessione. Si rimuove cancellando i dati del sito.

Il modulo esterno GuestyPay viene richiamato durante il checkout per raccogliere e proteggere i dati di pagamento. GuestyPay e la banca possono impiegare identificatori o strumenti tecnici per la sessione di pagamento, autenticazione e prevenzione delle frodi; la gestione di questi strumenti dipende dal fornitore e dall’eventuale autenticazione richiesta. Consulta la sezione cookie di https://www.guesty.com/privacy-policy/ e l’informativa mostrata dal servizio di pagamento. I servizi esterni hanno proprie scadenze e non condividono necessariamente quelle della sessione Iris.

Puoi gestire cookie e memoria dalle impostazioni del browser. Bloccare gli strumenti tecnici può impedire accesso, recupero delle preferenze o pagamento. I collegamenti a WhatsApp e ad altri siti si aprono solo su tua scelta e portano a servizi con proprie informative.

12. Comunicazioni e assenza di marketing

I recapiti sono usati per rispondere, gestire prenotazioni e servizi, inviare comunicazioni necessarie e adempiere obblighi. Non vengono usati da Iris per campagne promozionali basate sulle richieste ricevute. La presa visione della privacy non costituisce consenso al marketing. Se saranno introdotte finalità promozionali, saranno descritte separatamente e verrà raccolto un consenso facoltativo quando necessario.

13. Diritti

Nei casi previsti puoi chiedere accesso e copia dei dati, rettifica, cancellazione, limitazione e portabilità. Puoi opporti, per motivi legati alla tua situazione, ai trattamenti fondati sul legittimo interesse; l’opposizione all’eventuale marketing diretto è sempre esercitabile. Puoi revocare un consenso senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente.

Scrivi a irispropertyliving@outlook.it. Rispondiamo senza ingiustificato ritardo e di norma entro un mese; nei casi previsti il termine può essere prorogato di altri due mesi, comunicando il motivo entro il primo mese. L’esercizio è di regola gratuito. Se vi sono ragionevoli dubbi, chiediamo soltanto le informazioni necessarie per verificare l’identità. Cancellazione e altri diritti incontrano i limiti previsti per obblighi legali e tutela dei diritti.

Puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, https://www.garanteprivacy.it, o all’autorità competente per residenza abituale o lavoro e rivolgerti all’autorità giudiziaria.

14. Automazione e aggiornamenti

Il sito calcola disponibilità e preventivi e gestisce la conferma tramite Guesty in base a date, ospiti, tariffa ed esito del pagamento. Non attribuisce profili pubblicitari o punteggi personali agli ospiti. Puoi contattare Iris per assistenza e contestare un’incongruenza; i controlli autonomi di autenticazione e antifrode dei fornitori sono descritti nelle loro informative.

La data e la versione sono riportate in questa pagina. Gli aggiornamenti descrivono le modifiche effettive ai servizi e ai trattamenti e non modificano retroattivamente le condizioni di una prenotazione già conclusa.